Hastane Bilgi Yönetim Sisteminin Kurulması Aşaması

Modern Hastanecilik anlayışının kurumsal kimlik ile oluşturulmasında, çağın gereklerine göre kurgulanmasında hastane otomasyon sistemlerinin önemi tartışılmaz bir gerçektir. Bu yazımızda bu sürecin sadece kurulumu aşaması değerlendirilmiştir.
PROJENİN SÜRECLENDİRME GEREKLERİ
Projenin sağlıklı yürütülmesi için, yapılan çalışmaları denetlemek, geliştirmek ve proje değişikliği yapmak için Hastanenin Bilgi-İşlemİ yönetiminde, gerekli görülen personel ve FİRMA yetkilisinden bir kurul oluşturulmalıdır. Bu kurul projenin uygulama ve geliştirilmesi için birlikte çalışıp; Firma, sözleşme çerçevesinde bu kurulun gündeminde görüşülen ve sonuca bağlanan uygulamalardan sorumlu olacak ve alınan kararlar firmaya yazılı olarakbildirilmelidir.Bilgi-İşlem Firma ile yoğun temasta bulunarak, koordinasyonu sağlar, yeni program, rapor, prosedürler konusunda işbirliğinde bulunur.
Mesai saatleri dışında yine Bilgi-işlem veya Hastane gece işletme Müdürü(idare Amiri)Firma yetkililerinden destek isteğinde bulunabilir.

HBYS'NİN KURULMASI
HBYS'nin kurulması süreci,

1. Donanımın ve İşletim Sistemlerinin Kurulması
2. VTYS'nin Kurulması
3. Donanım ve VTYS Eğitimi
4. HBYS Yazılımının Kurulması
5. Uyarlanan Yazılımın Onaylanması
6. Kullanıcı Eğitimi
7. Yazılımın Var olan Sistemle Birlikte İşletilmesi ve Onaylanması

aşamalarından oluşmaktadır. Süreçte yer alan aşamaların ayrıntıları aşağıda verilmektedir.
Donanımın ve Hazır Yazılımların Kurulması
VTYS’nin Kurulması
VTYS, donanım üzerinde kurulacaktır. VTYS’nin bilgisayarlara yüklenmesinden, gerekli testlerin yapılmasından ve VTYS’nin efektif bir şekilde çalışması için gerekli konfigürasyon ve ayarlamaların yapılmasından Firma sorumludur.
HBYS Yazılımının Kurulması
Yazılımın bilgisayarlara yüklenmesinden ve doğru bir şekilde çalıştırılmasından Firma sorumludur.
Uyarlanan Yazılımın Onaylanması
Uyarlanan yazılım, hastanede belirlenen bir mekânda, kullanıcıların onayına sunulmalıdır. Tüm işlevsel, kullanıcı ara yüzüyle ilgili gerekler, nitelikler ve raporda yer alan diğer gereklerin uyarlanan yazılım tarafından karşılandığının kullanıcılar tarafından onaylanması için her modüldeki ekranlar, menüler ve işlevler modülün muhtemel kullanıcıları tarafından gereksinimlerin karşılanıp karşılanmadığı konusunda denetlenmelidir. Firma bu süreçte Hastanenin her türlü kullanım desteği ve danışmanlık hizmetini sağlayacaktır. Bu süreç, yazılım ve ilgili dokümantasyon onaylanana dek devam etmeli, gerekli değişiklikler bu süre içinde yapılmalıdır. Bir sonraki aşamaya ancak gerekli onaylar alındıktan sonra geçilebilmelidir.
Kullanıcı Eğitimi
Uyarlanmış yazılımı kullanacak personele verilecek kullanıcı eğitimleri için gerekli eğitim planı, şartnamede belirtilen koşullara göre düzenlenmeli, süreleri, eğitim yöntemlerini içerecek şekilde firmanın teklifinde yer almalıdır. Bu eğitim programının sonunda, her adayın, satın alma sözleşmesi kapsamında sağlanacak yazılım ve materyalleri kullanarak, sözleşmede belirlenen amaçlara ulaşması sağlanmalıdır.
Yazılımın Var olan Sistemle Birlikte İşletilmesi ve Onaylanması
Yazılımda yer alan hataların saptanabilmesi ve kullanıcıların yeni sistemi hızla kabullenebilmeleri için, belirli bir süreyle, kurulan sistemin var olan sistemle birlikte yürütülmesi yerinde olacaktır. Bu süreçte, Firma donanım ve yazılımda ortaya çıkabilecek hatalara teknik şartnamede belirtilen yazılım garantisi koşulları çerçevesinde müdahale edilmelidir. Firma, teklifinde Hastaneye geçiş süreci için önerilerini detaylı bir biçimde verecektir. Bu sürede performansla ilgili testler de yapılmalı, sistemin tam yükle çalışması denenmelidir. Sistem başarılı bir şekilde işletildikten ve hastane yetkililerinden onay alındıktan sonra, var olan sistem devreden çıkarılacak ve sistem işletime geçirilecektir.
Bu süreçte yazılımda yeni bir değişiklik gereği ortaya çıkarsa, bu değişiklikler yazılıma yansıtılmalıdır.

KESİN KABUL
Sistemin daha önceki aşamalarda hastanede başarıyla işletilmesi ve onaylanması, kurulan donanım sistemleri ve hazır yazılımların kontrol ve muayenesinin teknik şartnamede yer alan kabul esaslarına göre yapılmasından ve VTYS ve HBYS yazılımlarının da kabul edilmelerinden sonra kesin kabul gerçekleştirilmelidir. Firma’ya yapılacak ödemelerin, mutlaka verilecek hizmetlerin tümüyle ve sözleşme uyarınca doyurucu düzeyde gerçekleştirilmesinin ardından tamamlanması esastır. Kesin kabul, Hastane ve Firma yetkililerinin yeterlilik konusundaki olumlu görüşüne bağlı olacaktır.

EĞİTİM GEREKLERİ
Kurulan tüm donanım ve yazılım birimleri için Firma, Hastanenin belirlenen teknik ve uç kullanıcılarına tüm sistemi efektif olarak işletebilmek için eğitim vermelidir. Eğitim planına iki taraf birlikte karar vereceklerdir. Ancak Firma, vereceği eğitim ve eğitmenlerle ilgili ayrıntıları belirtmelidir.

EĞİTİM PROGRAMLARININ GENEL İÇERİKLERİ

İletişim Altyapısı Bakım ve İşletimi Eğitimi
1. Firma, belirlenen hastane çalışanlarına, teklif edilen iletişim altyapısı bakımı, işletimi, yönetimi ve kullanımı konularında eğitim vermelidir. Eğitim, önerilen tüm iletişim yazılımlarının kullanımını kapsamalıdır.

Çok Kullanıcılı İşletim Sistemi Eğitimi
Firma, belirlenen hastane çalışanlarına, teklif edilen çok kullanıcılı işletim sisteminin kullanımı ve yönetimi (yedekleme, kullanıcı tanımlama, kurtarma, vb.) konularında eğitim vermelidir.

VTYS Eğitimi
Firma, belirlenen hastane çalışanlarına, teklif ettiği VTYS’nin kullanımı ve yönetimi (yedekleme, kullanıcı tanımlama, sorgu yaratma, kurtarma vb.) konularında eğitim vermelidir.

HBYS Yazılımı Kullanıcı Eğitimi
Firma, belirtilen hedef kitleyi HBYS yazılımının kullanımı konusunda eğitecektir.
DOKÜMANTASYON GEREKLERİ
Proje sürecinde hazırlanan ve Hastaneye teslim edilmesi gereken HBYS dokümantasyon setinin içerikleri verilmelidir. Kullanıcı dokümantasyonunu oluşturan her bir kitaptan her bir birim için (servis, işlevsel modül, vb.) en az 2 kopya, eğitim el kitabından ise eğitim alacak personel sayısından en az 2 fazla kopya vermelidir. Dokümantasyon seti uyarlanmış HBYS yazılımının son halini yansıtmalıdır.

Yukarıda ifade edildiği üzere HBYS kurulum aşaması son derece iyi kurgulanmalıdır.Ama bu sadece sürecin bir parçasıdır.