Toplantı Hazırlama ve Planlama

Toplantı insanların iletişimlerini sağladıkları ortak yöntemlerden biri olup bir gündem üzerinde görüşmek amacıyla ilgililerin katılmasıyla yapılır. Toplantı fikrinin ortaya çıkması ile ilk olarak gündem belirlenir. Daha sonra ilgili kişiler saptanır ve konu görüşülür.""

TOPLANTIYI PLANLAMAK
TOPLANTI ÇEŞİTLERİ
• Bilgilendirici / Öğüt verici
-Hem bilgi vermek hemde almak amacıyla düzenlendiği için insanların birbiriyle temas kurmasını sağlar.
-Etkinlikleri koordine etmek amacıyla düzenlenebilir.
-Belirlenmiş hedeflere doğru ilerlemeyi saptamak için düzenlenir.
• Danışmaya yönelik
-İtirazları çözümlemek için,
-Kişileri yeni gelişmelere yada değişik bir hareket planına katabilmek için,
-Yalnızca insanları tanımak ve böylelikle meslektaşlar arasında işbirliğinin gelişmesini sağlamak için.
• Sorun çözmeye yönelik
-Yeni fikirler üretmek.
-Farklı hareket biçimlerini tanımlamak.
-Bu hareketlerin başlamasını sağlamak.
• Karar vermeye yönelik
-Katkıda bulunmayı sağlamak
-Gerekli kararları almak
-Sorumluluğu paylaşmak
-Harekete geçirmek
• Pazarlığa yönelik
-Bir anlaşma yada kontrat yapmak.
-Genelinde herkesi tatmin edecek biçimdeki en iyi çözüm yolunu bulmak.

TOPLANTI NİÇİN YAPILIR?
Toplantı yapmayı planlayan yönetici öncelikle toplantının ana amacını gözden geçirmeli ve hatta bu nedenle düzenlenecek bir toplantının gerekli olup olmadığına karar vermelidir. Toplantılara karşı alternatifler:

• Yönetici kararı: Bazen bir yönetici başkalarına danışma gereği duymadan karar alabilecek kadar bilgiye ve yetkiye sahip olabilir.
• Memo,mektup,faks yada elektronik pota mesajı: Eğer amaç,sorun yaratmayacak bilgilerin dağıtımı ise bazen yazılı iletişim kurmak daha ucuz ve daha etkili olabilir.
• Telefon: Anahtar kişilerle birkaç önemli noktayı karşılıklı olarak telefonda görüşmek bazen bir toplantının düzenlenmesini gereksiz hale getirebilir.
• Video telekonferans: Son zamanlarda birçok kuruluş için geçerli bir seçenek biçimini almıştır.Video bağlantılı olarak özellikle uzak mesafelerle kurulacak telefon iletişimi yabancı ülkelere yapılacak pahalı yolculukları engelleyebilir.

Toplantının gerekli olduğuna karar verilmişse, toplantı süresince yapılacak tartışmaların çerçevesini çizmek bağlamında gündem belirlenmelidir. Temelinde gündemi belirleyen, toplantıyı yönetir diyebiliriz.
İyi planlanmış bir gündem, katılanların kafalarında istenen amaçlara ulaşma üzerinde yoğunlaşmasını sağlayan değerli bir araçtır. Bir bakıma, herkesin başvuracağı bir toplantı haritasıdır. Etkili bir gündem yaratmak için:
• Kimlerin katılması gerektiği iyi düşünülmelidir.
• Ortak noktaları bulunan birkaç önemli konu gündeme alınmalıdır.
• Tartışma zemininin hazırlanması anlamında esnek olmalıdır.
• Olumlu bir yaklaşım sergileyip, sorunlar üzerinde değil, çözümlerinin yaratacağı gelişme fırsatları üzerinde yoğunlaşılmalıdır.
• Her konunun görüşülmesine ayrılan süre önceden belirlenmelidir.

TOPLANTIYA KİMLER KATILMALI?
Toplantıya kimlerin katılacağı toplantı gündemi ile paralel karar verilmesi gereken bir konudur. Bir konu hakkında karar verilecekse bu kararı uygulamaya yetkili kişiler, bir sunum yapılacaksa anlatılacak bilgilerden faydalanacak kişiler toplantıya davet edilmelidir.
Genel olarak toplantıya davet edilecek kişiler:
• Toplantıya davet edilenlere bilgi verecek konumda olanlar,
• Toplantıdan bilgi edinerek ayrılacak olanlar,
• Toplantıya sunabilecek deneyimleri olanlar,
• İşyeri protokolü gereğince davet edilmesi gerekenler,
• Verilen kararları uygulamaya koyacak yetkiye sahip planlar.

TOPLANTI YERİNİ PLANLAMAK

Fiziksel Yerleşme
Toplantı için seçilen yerin amaca uygun olup olmadığını belirlemek için önceden ziyaret etmek gereklidir.Toplantı yerinin olanakları hakkında bir kontrol listesi hazırlanmalıdır:
• Yeterli sayıda iskemle var mı?
• Gerektiği takdirde kullanılabilecek masalar,görsel gereçler vs. var mı?
• Teknik gereçler için elektrik prizi var mı?
• Toplantı odasının konumundan dolayı, yakından geçen demiryolu ya da orkestra salonu gibi katılanları rahatsız edecek sorunlar var mı?
• Toplantıya rahatlık sağlayacak yeterli ısı, ışık ve havalandırma var mı?

Yerleşim Planı
Toplantı yapılacak odanın tüm, katılanlar arasında iyi bir iletişim kurulmasına olanak vermesi çok önemlidir. Herkes birbirini rahatça görebileli ve işitebilmelidir. Odanın boyutları toplantının rahatlıkla sürdürülebileceği kadar geniş olmalı katılanların kendilerini birbirinden çok uzak hissetmelerine yol açacak kadar büyük olmamalıdır.

Oturma Planı
Toplantıya başkanlık edecek kişinin tüm katılanları rahatça görebileceği ve toplantıyı kolayca yönlendirebileceği merkezi bir noktada oturması gereklidir.Masanın biçimine bağlı olarak farklı oturma planları başkanın toplantıya daha kolayca hakim olmasını sağlar.(Örneğin:fikir ayrılıkları yaşanabilecek iki kişinin karşı karşıya oturtulması yerine başkanlık edecek kişinin iki yanına oturtulması)

TOPLANTI ZAMANINI PLANLAMA
Toplantıya katılacak herkesi aynı anda bir araya getirebilmek oldukça önemlidir. Karar sürecinde bulunması gereken kişilerin bulunmadığı bir toplantı yararsız olacaktır.Bu sebeple toplantıyı planlayan kişi katılmasını istediği kişilerle daha önceden konuşup ortak bir zaman dilimi belirlemelidir.

KAYNAKÇA
Can H.: Organizasyon ve Yönetim. Siyasal Kitabevi, Ankara, 2005.
Çakıcı A.C. : Toplantı Yönetimi. Detay Anatolia Akademik Yayıncılık, Ankara, 2004.
Doyle M., Straus D. : Verimli Toplantı Nasıl Yapılır?. Nesil Yayınları,İstanbul.
Janner G. : Başarılı Toplantı. Rota Yayınları, İstanbul, 1997.
Kenan K. : Toplantı Yönetimi Klavuzu. Remzi Kitabevi A. Ş.,İstanbul, 2003.
Tavmergen İ. P., Aksakal E. G. : Kongre ve Toplantı Yönetimi.Seçkin Yayıncılık, Ankara, 2004.
Sharman D. : Kusursuz Toplantı. Akdeniz Yayıncılık A. Ş., İstanbul, 1999.